7 tipů, jak zvládnout organizaci každé akce

Aktualizováno 14. 2. 2024

➡️ Plánujete organizovat firemní večírek, koncert, přednášku, školení, svatbu, firemní teambuilding nebo dokonce veletrh či festival?

➡️ Budíte se kvůli tomu v noci ze spaní a rozbuší se Vám srdce a zvýší tep při pomyšlení na to, jak rychle se akce bíží?

➡️ Nevíte, kde začít a jak akci pojmout nebo už jste začali vše zařizovat, ale vlastně si nejste jistí, jesli vše děláte správně nebo jestli jste nic nepodcenili?

Tak počkejte a zůstaňte tu, pomůžeme Vám!

Ukážeme Vám velmi důležité kroky, co Vám pomůžou zorganizovat akci a když se jich budete držet, určitě se Vám hodně uleví.

Jsme firma, co má za sebou hodně z organizace akcí. Například...

➡️ ...jsme přes 4 roky produkovali festival CineTube, který v ČR a na Slovensku navštívilo přes 32 tisíc lidí.

➡️ ...jsme zařizovali produkci mnoha konferencí, festivalů, přednášek, koncertů, galavečerů, workshopů i teambuildingů.

➡️ ...máme přes 25 zkušených lidí v našem realizačním týmu a další ousourcované firmy (např. firmy na potisk nebo merch), co nám jako velkoodběratelům nasadily o chlup nižší ceny

➡️ ...máme vlastní hostesingovou a castingovou databázi, ve které seženeme prakticky kohokoliv od mistrů světa v tanci přes herce, akrobaty až po krásné hostesky na pár kliknutí

➡️ No tak nastal čas se podělit o nějaké informace! :)

➡️ Zde je 7 tipů, jak zvládnout organizaci každé akce, abyste se vyvarovali chyb, které my dělali před více než 12 lety na samém začátku.

Bude to velké, příjmené čtení! :)

1. Rozdělte si celou akci do několika přehledných kroků

➡️ Celou přípravu akce si nejdřív rozfázujte na několik kroků, ulehčíte si tak přemýšlení a plánování.

V případě organizace například festivalu v kinech je to třeba:

1) Přípravná fáze - jednání s kiny, domlouvání hostů, rezervace hotelů, domlouvání potřebné techniky

2) Programová fáze - dramaturgie a náplň programu, časový harmonogram akce, bodů pro moderátora,

5) Logistická fáze - plánování cesty, kapacit, řidičů, přesunu techniky

6) Marketingová podpora - tvorba webu, FB události, sepsání důležitých informací, zajištění vstupenkového systému, shánění partnerů

apod.

➡️ Pokud si vše rozdělíte do série dílčích kroků a budete mít vše před sebou na papíře, lépe se vám o všem bude přemýšlet a plnit dané úkoly.

➡️ Pište si i různé TO DO listy a vše si odkškrtávejte, budete klidnější.

Nebudete pak mít už se vším tolik stresu a práce může začít.

Také je to užitečné pro určení doby trvání každého úkolu. Už vás pak totiž nic nezaskočí! :)

Produkovali jsme 4 roky festival CineTube ve více než 40 městech v ČR i na Slovensku.

Tady je záznam z osmého turné, kde se vyprodalo 17 kin a přišlo na festival 6200 lidí.

Potřebujete pomoct s akcí? Neváhejte nám napsat, rádi pomůžeme. :)

2. Vytvořte si časový harmonogram

Nejhorší je podcenit časovou náročnost přípravy akce a myslet si, že není důležité, aby do sebe všechny kroky zapadaly.

Důsledkem toto je potom stav, kdy prostě nestíháte a ,,valí se to na Vás" a vážně potom (a upřímně dost zbytečně) ohrozíte svoji akci!

➡️ Proto je tedy fajn si vytvořit časovou osu úkolů a mít černé na bílém, jak dlouho každý krok trvá.

Například: Na jednání s kiny si necháváme 2-3 týdny, na zařizování hotelů 1-2 dny, na plánování trasy 1 den, na dramaturgii programu 2 dny apod.

Kamarád, co organizuje velkou burzu a ví, že jen vyjednání všech obchodníků na ní mu zabere týdny, tak vše dělá včas dopředu.

➡️ Kroky se můžou i překrývat, například propagace akce trvá po celou dobu příprav.

➡️ Je ale dobré už na papíře vidět, kde by mohl nastat problém s nestíháním, protože se hodně úkolů nahromadí naráz.

Nic vás poté nepřekvapí a ušetříte si stres i peníze.

Samozřejmostí přípravy každé úspěšné akce je osnova nebo přesný scénář pro moderátora.

Nezapomenout zmínit důležité obchodní partnery nebo třeba organizační věci, co má na akci zmínit.

Na našem Markusfilm Galavečeru se samozřejmě nic nepodcenilo. :)

>>> Potřebujete pomoct s produkcí akce? Napište nám! <<<

3. Pište si řešení možným fuckupům

Je fajn, když se akce vydaří a je to skvělý pocit.

Ale z naší zkušenosti víme, že je dobré počítat i s krizovými situacemi, zvlášť při větší produkci.

➡️ Může se například bohužel stát, že:

- Hosté přijedou kvůli špatnému počasí pozdě

- Při venkovním eventu se zásadně změní počasí

- V sále vypadnou pojistky

- Vzniknou najednou další technické problémy s mikrofony nebo puštěním videa/hudby

- Hlavní účinkující zkolabuje nebo nepřijede, nezvedá telefon

- Neodhadli jste kapacitu lidí u vchodu a tvoří se vám tam fronty lidí, co naštvaně přešlapují a vzniká chaos

Tohle a mnoho dalšícho se na větší akci může stát

➡️ Projděte si proto celou akci od začátku do konce a sepište si všechny věci, které se můžou pokazit.

➡️ Co je ale důležitější: Hned si k nim pište ŘEŠENÍ

Potřebujete zorganizovat večírek, co bude ,,mít koule"? :) Napište nám!

Jak by vypadala řešení? Třeba takto:

➡️ Hosté přijedou pozdě = máte připravený záložní program na podiu nebo puštění jiného videa nebo dokonce jiné vystoupení

➡️ V půlce cesty píchnete pneumatiku = jedete s velkým časovým předstihem / máte zajištěná další auta

➡️ V sále vypadnou pojistky = celý organizační tým je na to proškolený a má kontakt na technika budovy, popřípadě u sebe baterky a ví, jak se v takové chvíli zachovat apod.

➡️ Navigace vás nasměruje na špatné místo, není tam možnost parkovat = místo si předem telefonátem prověříte/jedete s velkým přestihem

➡️ Neodhadli jste kapacitu lidí = máte záložní lidi, kteří můžou operativně lidem u vchodu s načítám lístků pomoct a jsou na to proškolení

➡️ Nejde pustit na místě materiál video nebo hudba = I na tohle jsme připravení, vozíme s sebou vždy záložní projektor a reproduktory s mikrofony, do dodávky se to bez problému vejde a jsme případně na menších akcích zcela audiovizuálně nezávislí

➡️ Přijde silný déšť = citlivá technika je na to připravena, víte, jak ji rychle zabalit a odpojit od elektřiny, aby se nezktratovala nebo je dokonce pod stanem obalena igelity a izolována od země

Toto vše a víc se může stít, sepište si to. Zabere to pár minut a přitom to tolik organizátorů podceňuje!

Jedna za našich komornějších, ale srdečních akcí pro naše obchodní partnery, klienty a kolegy: Galavečer Markusfilmu

Na akci byly filmové cosplay, tanečnice, hostesky, hudební a taneční vystoupení a hlavně skvělá atmosféra

>>> Potřebujete pomoct s produkcí konference, koncertu nebo firemní akce ? Napište nám! <<<

4. Dobrovolníci

➡️ Víte o tom, že hodně lidí by na Vaší akci rádo chtělo zdarma pomoct, protože se jim líbí nebo si jen třeba chtějí zkusit dobrovolnictví?

Je to tak často třeba u koncertů nebo jiných zájmových akcí.

Nebraňte jim v tom!

Poznáte nové a nadšené lidí, se kterými třeba později můžete navázat spolupráci.

Je to win win řešení pro obě strany.

Dobrovolník ušetří na lístku, který od vás dostane zdarma a pomůže Vám mnohdy víc než placení zaměstanci, kteří k Vaší akci nemají třeba takový vztah a nejsou do ní tak nadšení.

Přední čeští YouTubeři na načí akci CineTube, kterou doteď navštívilo přes 30 tisíc lidí.

5. Mějte na webu a Facebooku důležité informace

➡️ Na webech mnoha akcí je sice vypsaná hromada partnerů a záruka bohatého programu, ale když si chcete koupit lístek nebo zjistit, kdy a kde se přesně akce koná, tak to najdete až po chvíli složitého hledání.

➡️ Mějte tedy klidně jednoduchý web, ale takový, aby poskytoval účastníkovi relevantní informace!!

Například:

1) Kde přesně se akce koná (ne pouze napsaná adresa, ale i mapka a třeba info, zda se tam dá zaparkovat, jaká tam vede městská hromadná doprava atd.)

2) Kde je třeba šatna, vyzvedání čipů, toalety a další důležité body? Sepište si místa, co můžou náštěvnící například veletrhu na akci hledat.

3) Jaký je případně dress code na akci? Co na akci vzít nebo naopak nebrat? Co je zakázané ( jako např. vlastní jídlo atd.)

4) Mějte na webu FAQ, tedy odpovědi na často kladené otázky. Pokud Vám lidé píšou pořád to samé dokola, tak dejte odpovědi na web, ušetříte si dost času odepisováním.

Stejně tak vše sdílejte ve Vaší facebookové události nebo skupině.

Lidé jsou líní hledat, a proto je dobré, aby informace byly snadno vyhledatelné a přehledné.

>> Sháníte vstupenkový systém, technickou podporu nebo tým, co udělá akci na klíč? <<<

6. Mějte dobrý tým u vstupu

➡️ Vstup na akci má významný vliv na první dojem každého návštěvníka, ale organizátoři ho bohužel často podceňují.

Kolikrát jste sami zažili nezvládnou organizaci ,,trhačů" lístků a tvoření dlouhých front?

➡️ Hostesky, co jsou bezradné, nejsou dobře o akci informované, neví, jaký je program nebo dokonce ani šatna nebo toalety?

Přešlapujete v davu na místě, jste neinformovaní, koukáte na mobil a fronta před vámi se nehýbe...

Bohužel časté, že? Důležité je si proto udělat podrobnou analýzu počtu účastníků a doby na odbavení každého člověka.

➡️ Pak odhadnout čas, kdy asi přijde nejvíce lidí a máte hned dané, kolik lidí u chodu je potřeba.

Pak se vám nestane, že by na Vás někdo v davu křičel, že jste neschopní organizátoři nebo Vám nedej bože někdo omdlel ve frontě, což se při velkých festivalech už nejednou stalo.

Zvlášť u akcí pro děti nebo starší lidi proto nepodceňujte tým odbavovačů.

Nechcete přeci, aby lidé šli na Vaši akci naštvaní ještě předtím, než začal program.

>>> Potřebujete hostesky na Vaši akci? Napište nám, máme databázi stovek profesionálních hostesek. <<<

7. Mějte efektivní vstupenkový systém

Vstupenka je první vizitka o každé akci.

➡️Slouží i jako dobrý nosič reklamy nebo se s ní dá dále pracovat pro různé slevové akce nebo díky ní dále oslovovat zákazníky, kteří už na akci byli (v případě digitální vstupenky).

Řešíte vstupenky zakoupenými lístky v papírnictví nebo si děláte vlastní grafický návrh?

Nebo dokonce vstupenky nemáte vůbec?

➡️ Promyslete, jaký vstupenkový systém pro akci zvolíte, na trhu jich je mnoho.

Důležité je, aby byl maximálně jednoduchý a nekladl návštěvníkovi žádné bariéry nákupu vstupenky.

➡️ Každý člověk, který má potíže s nákupem vstupenky nebo si ho dokonce rozmyslí, Vás stojí peníze.

My Vám můžeme nabídnout náš vstupenkový systém, který používáme na všechny naše akce.

Ročně si přes něj bez problému koupií vstupenku přes 20 000 lidí.

Je velmi jednoduchý a každému návštěvníkovi trvá koupě lístku v průměru jen 30 sekund, jak dlouho to trvala Vám? :)

Hledáte efektivní produkci na Vaši akci?

- pomoc s přípravou, definování cílů a celkovou produkcí

- zajištění produkční a audiovizuální techniky a produkčního týmu na místě

- zajištění hostesek, promotérů, kostýmů a dalších rekvizit

- více než dvanáctileté know-how při organizaci akcí pro desítky tisíc lidí

Vše Vám zajistíme připravíme, abyste měli klidné spaní!

Kontaktujte nás

Těšíme se na spolupráci!

Autor článku: Mgr. Marek Dvořák

Majitel studia Markusfilm

marek.dvorak@markusfilm.com

+ 420 736 427 252