7 tipů, jak zvládnout organizaci každé akce

7 tipů, jak zvládnout organizaci každé akce

Čtyřikrát ročně produkujeme akci CineTube pro více než 5 000 lidí a nyní jsme pro Vás sepsali 7 tipů, jak zvládnout organizaci každé akce, abyste se vyvarovali chyb, které my dělali na začátku.

1. Rozdělte si celou akci do několika dílčích kroků

Celou přípravu akce si rozfázujte, ulehčíte si tak přemýšlení a plánování. V případě organizace festivalu v kinech je to například:

1) Jednání s kiny

2) Domlouvání hostů

3) Zařizování hotelů

4) Dramaturgie programu

5) Plánování cesty

6) Propagace akce

apod.

Pokud si vše rozdělíte do série dílčích kroků, lépe se vám o všem bude přemýšlet a plnit dané úkoly. Také je to užitečné pro určení doby trvání každého úkolu.

 

2. Vytvořte si časový harmonogram

Nejhorší je podcenit časovou náročnost každého kroku a myslet si, že není důležité, aby do sebe všechny kroky zapadaly. Důsledkem toto je potom zhroucení časového harmonogramu a vážné ohrožení akce. Proto je tedy dobré si vytvořit časovou osu úkolů a mít tak černé na bílém, jak dlouho každý krok trvá. Například: Na jednání s kiny si necháváme 2 týdny, na zařizování hotelů 2 dny, na plánování trasy den, na dramaturgii programu 2 dny apod. Kroky se můžou i překrývat, například propagace akce trvá po celou dobu příprav. Je ale dobré už na papíře vidět, kde by mohl nastat problém s nestíháním, protože se hodně úkolů nahromadí naráz. Nic vás poté nepřekvapí a ušetříte si stres i peníze.

 

3. Představte si, že se všechno pokazí a pište si řešení

Hosté přijedou pozdě, v půlce cesty píchnete pneumatiku, v sále vypadnou pojistky, účinkující zkolabuje, navigace vás nasměruje na špatné místo apod. Ano, to se vše na Vaší akci může stát. Projděte si proto celou akci od začátku do konce a napište si všechny věci, které se můžou pokazit. Co je ale důležitější: Hned si k nim pište řešení. Je fajn, když se akce vydaří, ale z naší zkušenosti víme, že se může stát opravdu ledacos, zvlášť při větší produkci. Všechny výše vyjmenované věci se nám totiž staly, tak víme, o čem mluvíme. :) Jak by vypadala řešení? Třeba takto: 

Hosté přijedou pozdě = máte připravený záložní program

V půlce cesty píchnete pneumatiku = jedete s velkým časovým předstihem / máte zajištěná další auta

V sále vypadnou pojistky = celý organizační tým je na to proškolený a má kontakt na technika budovy, popřípadě baterky apod.

Navigace vás nasměruje na špatné místo = Místo si předem telefonátem prověříte

Zabere to pár minut a přitom to tolik organizátorů podceňuje.

4. Dobrovolníci

Víte o tom, že hodně lidí by na Vaší akci chtělo zdarma pomoct, protože se jim líbí nebo si jen třeba chtějí zkusit dobrovolnictví? Nebraňte jim v tom! Poznáte nové a nadšené lidí, se kterými třeba později můžete navázat spolupráci. Je to win win řešení pro obě strany. Dobrovolník ušetří na lístku a pomůže Vám víc než mnohdy placení zaměstanci, kteří k Vaší akci nemají třeba takový vztah. 

 

 

5. Váš web a fb skupina poskytuje relevantní informace

Na webech mnoha akcí je sice vypsaná hromada partnerů a záruka bohatého programu, ale když si chcete koupit lístek nebo zjistit, kdy a kde se akce koná, tak to najdete až po chvíli složitého hledání. Mějte klidně jednoduchý web, ale takový, aby poskytoval účastníkovi relevantní informace, stejně tak ve Vaší facebookové události nebo skupině. Lidé jsou líní hledat, a proto je dobré, aby informace byly snadno vyhledatelné.

 

6. Nepodceňujte tým u vstupu

Vstup na akci má významný vliv na první dojem každého eventu, ale organizátoři ho bohužel často podceňují. Kolikrát jste sami zažili nezvládnou organizaci ,,trhačů" lístků a tvoření dlouhých front? Přešlapujete v davu na místě, jste neinformovaní, koukáte na mobil a fronta před vámi se nehýbe... Bohužel časté, že? Důležité je si proto udělat podrobnou analýzu počtu účastníků a doby na odbavení každého člověka. Pak odhadnout čas, kdy asi přijde nejvíce lidí a máte hned dané, kolik lidí u chodu je potřeba. Pak se vám nestane, že by na Vás někdo v davu křičel, že jste neschopní organizátoři nebo Vám nedej bože někdo omdlel ve frontě, což se při velkých festivalech už nejednou stalo. Zvlášť u akcí pro děti nebo starší lidi proto nepodceňujte tým odbavovačů. Nechcete přeci, aby lidé šli na Vaši akci naštvaní ještě předtím, než začal program.

 

7. Vstupenkový systém

Vstupenka je první vizitka o každé akci. Slouží i jako dobrý nosič reklamy nebo se s ní dá dále pracovat pro různé slevové akce nebo díky ní dále oslovovat zákazníky, kteří už na akci byli (v případě digitální vstupenky). Řešíte vstupenky zakoupenými lístky v papírnictví nebo si děláte vlastní grafický návrh? Nebo dokonce vstupenky nemáte vůbec? Promyslete, jaký vstupenkový systém pro akci zvolíte, na trhu jich je mnoho. Důležité je, aby byl maximálně jednoduchý a nekladl návštěvníkovi žádné bariéry nákupu vstupenky. Každý člověk, který má potíže s nákupem vstupenky nebo si ho dokonce rozmyslí, Vás stojí peníze. My Vám můžeme nabídnout náš systém Vstupník, který si dokonce můžete i zdarma vyzkoušet ZDE a projít si tak nezávazně celý objednávkový proces. Používáme ho pro naši akci CineTube a ročně si přes něj bez problému koupií vstupenku přes 20 000 lidí. Je velmi jednoduchý a každému návštěvníkovi trvá koupě lístku v průměru jen 30 sekund, jak dlouho to trvala Vám? :)

Pomohl Vám článek? Máme pro Vás další tipy, jak zvládnot organizaci akce. ZDARMA Vám je zašleme.

Přejeme hodně úspěchů v organizaci!

Autor: Mgr. Marek Dvořák

Komentáře

Zeptejte se nás :)